Comment bien archiver ses documents administratifs ? Publié le 02 Septembre 2025 L’archivage est une tâche commune à la majorité des entreprises. Que ce soit des documents comptables, des dossiers clients/salariés ou encore des factures ; les entreprises, peu importe leur taille, doivent archiver divers documents au cours de leur existence. Pour commencer, revoyons les obligations générales en durée d’archivage : Pour les documents comptables et fiscaux : 10 ans Pour les documents commerciaux (contrats) : 5 ans Pour les documents liés aux clients et fournisseurs (dossier, devis, factures, bons de commandes…) : 5 ans Pour les documents relatifs au personnel (en cas d’embauche) : minimum 5 ans Pour les données personnelles (RGPD) : 3 ans pour les prospects et 5 ans pour les clients Avoir une bonne organisation pour son archivage est important afin de ne pas s’éparpiller et risquer de perdre un document. Quelques conseils : Optez pour la numérisation afin d’éviter les pertes, faciliter le classement mais aussi gagner de la place physique dans ses locaux Désignez une zone précise de rangement pour l’archivage comme une armoire dédiée ou une pièce précise. Cela permettra de retrouver et classer plus facilement les divers documents Pour les dossiers papiers, privilégiez des boîtes de rangement étiquetées en cartons ou solides, cela permettra de ranger les documents par types et/ou par année. Grâce à un étiquetage claire en un coup d’œil vous saurez où chercher ou ranger un papier Vérifiez de temps en temps les durées d’archives afin de détruire les documents devenus obsolètes afin de gagner de la place Archivage numérique Pour ce qui de la numérisation quelques points de vigilances ! Tout d’abord, il est important de connaître les documents que l’on peut garder en format numérique et ceux dont le format papier est obligatoires. En cas de doutes, vous pouvez toujours demander à votre comptable. Une fois ce tri fait, vous pourrez numériser et classer vos documents digitalement : Faites un dossier « Archives » et des sous dossiers par année N’hésitez pas à refaire des sous-dossiers pour vous y retrouver (par exemple : un dossier “Factures d’achats”, “Clients”... Nommer vos documents de manière claire L’important est que si demain vous avez besoin de retrouver un document précis vous pourrez le retrouver rapidement. Pour conclure Une bonne organisation des documents, c'est la clé d'une gestion administrative sans stress. Imaginez ne plus jamais avoir à fouiller pendant des heures pour retrouver une facture ou un contrat important ! Un système d'archivage bien pensé, c'est la garantie de travailler plus sereinement et d'être toujours prêt en cas de contrôle ou de besoin. Si l'idée d'organiser vos archives vous semble insurmontable, sachez que vous n'êtes pas seul. C'est une tâche qui peut rapidement devenir complexe, surtout si l'on manque de temps. C'est là que j'interviens. Je propose des services d'organisation et de classement de documents, pour que vous puissiez retrouver un espace de travail clair et un esprit libre. N'hésitez pas à me contacter pour discuter de vos besoins. J'espère que cet article vous aura éclairé sur vos interrogations. Si vous sentez que c'est le moment d'alléger votre charge administrative ou si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à me contacter. Je serais ravie d'échanger avec vous sur vos besoins et vous aider à trouver la solution qui vous convienne.