Est-ce le bon moment pour déléguer ?

Alors pour commencer, si vous vous posez la question, c’est que la réponse est surement OUI. Mais avant de foncer tête baissée, regardons ensemble les pourquoi, quand, et comment de la délégation pour faire de cette étape une vraie réussite.

Dans cet article, je vous exposerai aussi toutes les solutions s'offrant à vous si vous avez décidé de sauter le pas.

Pourquoi déléguer ?

Au début d’une entreprise il est « facile » de tout faire tout seul. Mais avec le développement de l’activité, la charge devient de plus en plus lourde à porter. Déléguer a donc plusieurs avantages :

• Gagner du temps pour se concentrer sur son cœur de métier
• Augmenter la productivité et l’efficacité de l’entreprise
• Réduire la charge mentale et le stress au quotidien
• Améliorer l’image de l’entreprise

En résumé, déléguer n'est pas seulement une question de commodité : c'est un levier stratégique pour la croissance et la performance de votre entreprise. Ça vous permet de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux, tout en assurant que les aspects administratifs sont gérés de manière professionnelle et efficace.

Quand déléguer ?

Déléguer n'est pas tant une question de temps, mais bien davantage une question stratégique.

Cependant, certains signaux d'alarme peuvent vous mettre la puce à l'oreille :

• Vous vous sentez débordé en permanence : vous jonglez constamment entre plusieurs tâches, avez souvent peur d’oublier quelque chose, et parfois, vous prenez du retard sur certains délais.
• Vous passez trop de temps sur des tâches répétitives et chronophages : trier et répondre aux emails, facturation, relances, prises de rendez-vous et j’en passe… Ces activités prennent une place trop importante dans votre emploi du temps et vous pompent votre énergie.
• Vous n’êtes pas le plus expert en la matière : la vérité, c'est qu'on n’est pas forcément expert dans tous les sujets, et certains ne sont "pas faits pour nous". Certaines tâches ne sont pas votre tasse de thé et vous vous cassez la tête sur certains sujets.
• Vous prenez du retard sur vos autres missions : à force d'être sur tous les fronts, malheureusement, on n'avance pas aussi vite qu'on le voudrait.
• Vous souhaitez développer votre entreprise : vous sentez que c'est le moment pour vous de passer la troisième et de développer davantage votre entreprise.

Ces situations sont de vrais signaux qui indiquent qu'il est peut-être temps et nécessaire de déléguer certaines tâches à une autre personne.

Comment déléguer ?

Déléguer, ça s'apprend, et avec la bonne personne, ça devient tout de suite un peu plus facile.

Pour bien déléguer, il est important, dans un premier temps, d'identifier les tâches que vous souhaitez confier. Ça peut être des tâches répétitives, qui prennent du temps ou qui demandent une certaine expertise. Privilégiez celles qui, une fois déléguées, vous permettront de gagner du temps et de la sérénité.

Si possible, réfléchissez aussi à la manière dont vous aimeriez vous organiser :

• Etes-vous plutôt du genre à tout imprimer et ranger dans des dossiers ?
• Préférez-vous tout numériser dans des dossiers classés d'une certaine manière ?
• Voulez-vous qu'une personne crée directement une organisation et vous vous adapterez ?

Déléguer doit vous faciliter la vie, pas vous la compliquer. Savoir ce que l'on veut et ce que l'on ne veut pas facilite énormément ce processus.

Une fois que vous aurez identifié les tâches à déléguer, il faudra trouver la bonne personne ou entité à qui vous allez confier tout ça. Ce choix se basera principalement sur votre budget et vos besoins.

Voici un résumé des différentes solutions possibles :

• Embaucher une personne en interne en CDI : C'est souvent la première solution qui vient en tête. Embaucher en CDI est intéressant si vous avez une charge de travail constante et un budget adéquat. En effet, qui dit CDI dit charges patronales en plus du coût du salaire. Mais si ça ne vous fait pas peur, vous pourrez former une personne sur le long terme, profitant ainsi d'une stabilité et d'une intégration complète au sein de votre équipe.


• Embaucher une personne interne sous d'autres contrats : Pour des budgets plus serrés ou une charge de travail moindre, l'alternance (ou contrat de professionnalisation) est une bonne solution. Ce type de profil offre moins d'expertise et demande du temps pour être formé et accompagné. Mais en échange, vous pourrez déléguer des tâches plus ou moins simples et potentiellement recruter votre alternant après son diplôme. Vous pouvez également vous tourner vers des stagiaires, mais attention, car ceux-ci demandent généralement plus de supervision et peuvent donc vous prendre du temps sur votre planning. Ce sont de bonnes solutions pour des besoins ponctuels ou des missions spécifiques.


• Faire appel à une secrétaire indépendante : Cette solution, souvent peu connue, peut être une aide considérable pour une entreprise. Faire appel à un indépendant est souvent moins coûteux qu'un CDI (pas de charges patronales, vous payez seulement le temps de travail dont vous avez besoin), plus flexible et expert dans leur domaine. De plus, la plupart des indépendants offrent des services sans engagement, vous permettant ainsi d'adapter votre collaboration en fonction des besoins de votre entreprise.


• Faire appel à une entreprise externe : Ces dernières années, les entreprises proposant de prendre en charge certaines de vos tâches en vous proposant des forfaits explosent sur internet. La plupart sont des rassemblements de secrétaires ou des outils IA d'automatisation des tâches. Ces entreprises offrent souvent une grande flexibilité et un accès à des expertises variées.

Le plus important est de trouver une solution qui vous ressemble et qui vous met en confiance. Demandez-vous ce que vous souhaitez, mais n'hésitez pas non plus à comparer les coûts afin de trouver la solution adaptée à votre situation.

Une fois ces étapes passées, il faudra avoir une communication claire sur vos besoins et vos attentes. N'hésitez pas à écrire des "To do" ou une liste de tâches à faire. Prenez un peu de temps au début pour discuter, montrer, expliquer les missions et/ou les outils. Soyez disponible en cas de questions, faites des retours sur le travail et réajustez si besoin.

Et le plus important : faites confiance !

J'espère que cet article vous aura éclairé sur vos interrogations. Si vous sentez que c'est le moment d'alléger votre charge administrative ou si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à me contacter. Je serais ravie d'échanger avec vous sur vos besoins et vous aider à trouver la solution qui vous convienne.